Tapahtumien järjestämisohje

Oletko kiinnostunut järjestämään alueellista toimintaa paikkakunnallasi? Suomen Eurasier Kerho ry pyrkii tukemaan alueellisen toiminnan järjestämistä ympäri Suomea. Toiminta tai tapahtuma voi olla esimerkiksi koulutusta, yhteislenkki tai kimppatreenit.

Alueellista toimintaa voi järjestää jokainen jäsen, mutta toimintaa suunnitellessa kannattaa olla yhteydessä alueelliseen yhteyshenkilöön (mikäli sellainen on nimetty) jolta voi saada mahdollisesti tukea tapahtuman suunnitteluun. Alueellisen yhteyshenkilön olisi myös hyvä olla tietoinen kerhon nimissä järjestetystä tapahtumasta, vaikkei tapahtuman järjestämiseen tarvitsisikaan apua. Alueellinen toiminta on tarkoitettu kaikille jäsenille ja mikäli toiminta (esim. koulutus tai hallivuoro) on maksullista, on siihen mahdollista saada tukea kerholta.

Ilmaistapahtumiin (esim. yhteislenkit) ovat kaikki tervetulleita, eli osallistujien ei välttämättä tarvitse olla kerhon jäseniä. Maksulliset tapahtumat on tarkoitettu ensisijaisesti jäsenille ja mikäli tapahtumaan on rajoitettu osallistujamäärä, tulisi kerhon jäsenillä olla etusija osallistumiseen. Mikäli paikat eivät täyty jäsenistä tai tulee viime hetken peruutuksia, on mahdollista ottaa mukaan myös ei-jäseniä. Maksullisten tapahtumien hinta on yleensä hieman korkeampi ei-jäsenille.

Huom! Koska kerhon nimissä järjestetty ja kerhon tukema toiminta on tarkoitettu kaikille jäsenille, on tapahtumista ilmoitettava tarpeeksi ajoissa kerhon tiedotuskanavilla. Neljä kertaa vuodessa ilmestyvässä lehdessä tapahtumien mainostaminen ei ole välttämätöntä, mutta nettisivuilla tieto tapahtumasta tulisi olla viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa tai kaksi viikkoa ennen viimeistä ilmoittautumispäivää. Nettisivujen lisäksi tiedottamisessa voidaan hyödyntää kerhon Facebook-sivua sekä Facebook-ryhmää. Kannattaa muistaa, että mitä aikaisemmin tapahtumasta ilmoittaa, sitä varmemmin tapahtumaan löytyy osallistujia.

Mikäli olet kiinnostunut järjestämään jonkin tapahtuman kerhon nimissä, olethan yhteydessä hallitukseen sähköpostitse eurasier.hallitus(at)gmail.com. Asian käsittelyssä voi mennä hallitukselta jonkin aikaa, joten hallitukseen kannattaa olla yhteydessä tarpeeksi ajoissa, jotta jää riittävästi aikaa myös tapahtuman mainostamiselle.

Tapahtumaa järjestäessä kannattaa pohtia esimerkiksi seuraavia asioita:

Onko tapahtuman osallistujamäärä rajoitettu?
Osallistujamäärää rajatessa kannattaa ottaa huomioon käytettävissä oleva tila ja aika, esim. kuinka monta koiraa ehtii harjoitella tunnin hallivuoron aikana. Maininta rajatusta osallistujamäärästä olisi hyvä mainita myös tapahtuman mainoksessa.

Mihin mennessä osallistujien tulee ilmoittautua?
Etenkin maksullisissa tapahtumissa kannattaa ottaa ilmoittautumiset tiettyyn päivämäärään mennessä, jotta mahdollisesti jäljelle jääneitä paikkoja voidaan tarjota muille.

Onko tapahtumalla minimi osallistujamäärää tai kouluttajalla peruutusehtoa?
Kannattaa pohtia, onko tapahtumalle jokin vähimmäismäärä osallistujia, jotta tapahtuma järjestetään. Mikäli kyseessä on koulutus, valmennus tai muu tapahtuma, jonne on tulossa ulkopuolinen kouluttaja, kannattaa selvittää mahdollinen peruutusehto siltä varalta, mikäli tapahtuma ei toteudukaan.

Onko tapahtuma ilmainen vai maksullinen?
Mikäli tapahtuma on maksullinen, tulisi hinta olla näkyvillä tapahtumaa mainostaessa. Kerholta on mahdollista saada tukea tapahtuman kuluihin, jos sovit asiasta hallituksen kanssa etukäteen!

Tarvitsenko tapahtuman järjestämiseen apua?
Kannattaa pohtia, kuinka suuren tapahtuman kykenee ottamaan yksin järjestääkseen. Tapahtuman järjestelyihin voi halutessaan kysyä apua alueelliselta yhteyshenkilöltä, tai muilta paikallisilta ihmisiltä esimerkiksi Facebookin kautta.

Mistä tiedän, ovatko tapahtuman osallistujat jäseniä?
Jäsensihteeri tarkistaa asian. Muistathan lähettää listan tapahtumaan osallistuvista ihmisistä (joiden jäsenyyden haluat tarkistettavan) hyvissä ajoin jäsensihteerille.

Voisiko joku osallistujista tehdä tapahtumasta jutun lehteen?
Kerhon jäsenlehti Eurasier-Uutiset ottaa mieluusti vastaan juttuja kerhon tapahtumista valokuvien kera.